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Conseils clés pour la sortie d’un contrat d’externalisation informatique (1/2)

 

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Cet article exige du lecteur qu’il fasse un acte de foi : accepter le fait que, tôt ou tard, tous les contrats d’externalisation informatique ont une fin. Cette affirmation simple peut sembler tellement évidente qu’on pourrait se passer de la mentionner. Pourtant, l’expérience suggère le contraire.

Les clients et prestataires sont souvent coupables d’ignorer l’enjeu que présente une résiliation jusqu’au moment où, après avoir essayé de l’ignorer, ils se rendent compte que la situation est devenue ingérable. Comme pour toutes les parties il est rarement intéressant qu’une résiliation se fasse dans le désordre, voici quelques conseils pour éviter de se tromper dès le départ.

1. La plupart des externalisations informatiques commencent par une phase de transition souvent suivie d’une phase de transformation qui promet d’apporter des avantages commerciaux et économiques à long terme. Souvent complexe, cette transition doit être décrite en détails, avec sa propre structure de gouvernance, souvent un régime de niveau de service modifié, des dépendances au niveau du client, etc.
La transition qu’implique un retour au client ou à un autre prestataire à la fin du terme sera un projet dont la complexité et l’ampleur seront comparables. Il faut en prendre conscience pour orienter le régime contractuel en ce qui concerne la sortie de l’accord. En bref, tous les problèmes complexes qu’il a fallu résoudre à la passation du contrat devront eux aussi, à terme, être résolus à sa sortie.

2. Le meilleur moment pour aborder tous ces problèmes est celui de la passation du contrat. Au début, ils sont considérés comme secondaires, mis de côté, et le temps passe, mais lorsque la sortie de contrat devient une réalité, ce qui était sans importance devient vite problématique. L’expérience a montré qu’il est pratiquement impossible de conclure des modalités de sortie d’un contrat alors que ce processus est en cours. La position par défaut de part et d’autre consiste habituellement à demander qu’un tribunal prononce une décision déterminant ce que des dispositions contractuelles plutôt vagues signifient dans la réalité, ce qui est loin d’être satisfaisant.

citation_fin_contrat. On ne se tire pas d’affaire en ayant une annexe de sortie. De nombreux contrats ont un espace vide à cet endroit avec : « [à conclure dans les 3 mois suivant la signature du contrat] ». Dans la réalité, la gamme des enjeux d’une résiliation doit être traitée par une série de dispositions contractuelles.
Premièrement, il y a les enjeux commerciaux de haut niveau à savoir : Qui détiendra les droits de propriété intellectuelle ? Qu’adviendra-t-il des actifs ? Y aura-t-il des échanges financiers pour l’un ou l’autre ? Qu’adviendra-t-il des employés au regard des lois sur la protection de l’emploi ? Etc.
Deuxièmement, les principes de haut niveau concernant ce qui se produit au moment de la résiliation : Que fera le prestataire pour rendre les services ? Quels contrats et licences tiers seront-ils attribués ou repris ? Comment les processus seront-ils documentés ? Etc. Ceci servira de cadre au type de plan de résiliation pouvant être inclus à l’accord.
Enfin, il y a le plan détaillé qui décrira, jour par jour, voire heure par heure, les activités précises menant au transfert. Il faut être réaliste car les détails de ce plan ne peuvent être élaborés que dans les semaines précédant la restitution des services. Le plan de sortie devra donc prévoir que les parties collaborent à sa formulation.

Suite : Conseils clés pour la sortie d’un contrat d’externalisation informatique (2/2)

Article extrait de la Hiscox Global Technology news n°2 dédiée au à l’externalisation des contrats informatique.
David Barker, Partenaire et juriste technique, Pinsent Masons, Londres

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