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Comment vous préparer au passage à la facture électronique ?

Inscrite dans le programme gouvernemental, l’ordonnance n°2014-997 du 26 juin 2014 prévoit la généralisation des factures électroniques dans les relations entre les personnes publiques (Etat, collectivités territoriales et établissements publics) et leurs fournisseurs. La facturation électronique est obligatoire en France pour les grandes entreprises depuis 2017. A partir du 1er janvier 2018, elle le sera pour les entreprises de taille intermédiaires et s’étendra aux TPE/PME et microentreprises d’ici 2020. Quel sera l’impact de la facture électronique sur votre entreprise ? Comment vous y préparer dès aujourd’hui ? Découvrez nos conseils.

Avec le développement des nouvelles technologies, les entreprises subissent une pression croissante pour être de plus en plus efficaces. Une façon de relever ce défi est de simplifier les processus et d’opter pour la numérisation des communications avec les clients. Ce changement permet aux entreprises de réduire leurs coûts et d’améliorer leur productivité. La facturation électronique en est l’exemple typique.

Quel impact sur les entrepreneurs ?

 En faisant la transition de la facturation physique à la facturation numérique, de nombreuses entreprises profitent des avantages d’un processus plus fiable, sécurisé, traçable et simplifié :

Périodes de paiement plus courtes et contrôle des finances : Étant donné que les factures électroniques sont traitées plus rapidement, elles peuvent être payées plus tôt. Celles-ci sont directement envoyées au département financier, ce qui rend presque impossible les chances qu’elles tombent entre de mauvaises mains.

Réduction des coûts : Selon le rapport Billentis 2017, l’envoi d’une facture papier est 57% plus cher que la facturation électronique et la réception d’une facture papier est même plus de 60% plus chère que la réception d’une facture électronique.

Suivi de facturation amélioré : Il est plus facile d’avoir un aperçu clair de l’état de vos factures envoyées et de faire un suivi de manière confidentielle (s’il n’est pas automatisé).

Contribution à la durabilité et à l’environnement : Une solution de facturation électronique supprimera au moins 80% du papier utilisé par les services comptables.

– Gain de productivité : La facturation électronique peut automatiser la plupart des travaux de facturation que vous ou votre service comptable étaient auparavant responsables. Cela permet à votre personnel de se concentrer sur des tâches telles que la gestion des dépenses, le contrôle du crédit ou le soutien aux décisions d’achat.

 

Il existe cependant des contraintes que les entreprises doivent respecter :

La réglementation TVA : A l’instar de la facture papier, la facture électronique est normalisée et codifiée. Elle apparaît comme une preuve juridique d’une vente de marchandises ou d’une prestation de services et doit donc présenter les mêmes mentions légales que la facture papier.

L’authenticité du contenu et la lisibilité : L’origine de la facture et l’identité de l’émetteur doivent être garantis par l’administration. En cas de modification, cette dernière devra être apparente car la lecture doit se faire facilement par le client.

La formation de vos collaborateurs : aucune transition ne se fait naturellement. La formation des collaborateurs sera une étape cruciale du passage à la dématérialisation des factures.

Comment se préparer à la facture électronique ?

Mettre en place une transition sur nos processus d’affaires n’est pas une chose aisée et l’est encore moins lorsqu’il s’agit d’un processus à connotation financière. Voici nos conseils pour bien vous y préparer :

Informer les clients : Chacun de vos clients aura sa préférence par rapport à la facturation. Afin d’éviter tout retard de paiement, discutez-en avec eux le plus tôt possible et informez-les du passage à la facture électronique.

Informer les interlocuteurs en interne : Il sera nécessaire d’identifier les services et les personnes concernés par la dématérialisation des factures (comptabilité, administrations des ventes, informatique, logistique, recouvrement…) et les impliquer dans un objectif DMP (Délai moyen de paiement des clients)

Procéder à un audit interne : Nous vous conseillons de faire une évaluation complète sur la situation actuelle de gestion de vos factures. Elle vous permettra d’identifier le volume de factures mensuelles et annuelles à traiter, la répartition entre les factures nationales, internationales mais aussi le nombre de clients et de fournisseurs concernés. Ces éléments vous donneront une vision assez large des moyens à mettre en place pour assurer la transition vers la dématérialisation des factures.

Être sélectif : Il existe des milliers de modèles de factures électroniques et de plateformes de facturation en ligne. Toutes ces options ne sont pas identiques. Le choix d’une plate-forme ou un modèle qui correspond aux besoins de votre entreprise est un enjeu majeur. Analysez les différentes propositions qui vous seront faites en fonction du fonctionnement de votre entreprise, du volume à traiter et des processus déjà automatisés au sein de votre société.

Maitriser le processus de facturation : Avant de commencer à facturer vos clients, assurez-vous de ne pas commettre d’erreur. Expérimentez par exemple les fonctionnalités personnalisables, telles que le placement du logo, des couleurs et de la police. Le plus simple est de créer une facture et vous l’envoyer, à un collègue, à un ami ou à un membre de votre famille pour vous assurer que tout est en ordre.

Evaluer les besoins de l’entreprise sur un éventuel prestataire : En fonction des ressources de l’entreprise, il est possible que vous ayez recours à un prestataire externe. Pour faire le bon choix il faudra définir tout d’abord les sociétés qui connaissent déjà votre secteur d’activité et votre corps de métier mais aussi sélectionner un prestataire qui saura s’intégrer dans votre système informatique actuel et qui est certifié « SAS 70 ». Une garantie pour la sécurité des données.

 

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