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Entrepreneurs : organisez et optimisez votre activité sur le plan fiscal

Nous donnions il y a quelques jours notre premier Breakfast & Learn en compagnie de notre partenaire Novaa Expertise, cabinet comptable pour les entrepreneurs et professions libérales. Lors de ce premier atelier, nous proposions aux entrepreneurs d’apprendre à mieux organiser et optimiser leur activité sur le plan fiscal, juridique et social. Vous n’avez pas pu assister à ce petit déjeuner, ou tout noter ? Nous vous proposons deux articles debrief des points abordés durant cet atelier. Dans ce premier article, revenons sur les actions à mettre en place pour optimiser votre activité sur le plan fiscal. Optimiser son activité sur le plan fiscal revient tout d’abord à identifier les charges déductibles.

Mais au fait, qu’est-ce qu’une charge déductible ?

Commençons par une définition : une charge déductible est une charge que vous pouvez déduire avant le calcul de l’impôt, du revenu global imposable. Cela vient donc minorer la base d’imposition.

Autrement dit, si certaines dépenses doivent être intégrées au résultat fiscal de votre entreprise et sont imposables, d’autres sont déductibles. En considérant certains de vos frais comme des dépenses professionnelles pour pourrez réduire le résultat fiscal de votre entreprise et récupérer la TVA payée sur ces dépenses. Mais comment savoir si un frais est déductible ?

La première règle : les charges et frais divers ne sont déductibles du résultat QUE sous certaines conditions :

  • Ils doivent revêtir un caractère professionnel. C’est-à-dire être engagés dans l’intérêt économique et financier de l’entreprise
  • Ils doivent être appuyés de justificatifs probants, comme des factures, notes de frais, ou encore tickets, qui doivent être conservés
  • Ils ne doivent pas être considérés comme des biens « somptuaires » et donc exclus du droit à déduction. Une dépense ou charge somptuaire est une charge que la loi et le fisc ne considèrent pas comme « utile » à la poursuite de l’activité d’une entreprise. Elle n’est, par conséquent, pas déductible de son résultat ! A titre d’exemple, les dépenses luxueuses sont considérées généralement comme somptuaires par l’administration.

Notez également que vous êtes tenus de garder vos justificatifs 10 ans et que ceux-ci doivent être en format papier – la dématérialisation n’étant pas encore en place/acceptée dans l’administration française à ce jour.

Quid des frais ante-création de l’entreprise ?

Sachez également que certains frais réalisés avant l’immatriculation de la société peuvent être repris dans votre comptabilité. Deux conditions doivent être remplies :

  1. Les frais doivent avoir été réalisés au maximum 6 mois avant la création
  2. Il doit y avoir un lien évident entre ces frais et l’activité de l’entreprise

Les frais de déplacement ou de repas – sauf cas indubitablement professionnel – et les dépenses trop anciennes (+ de 6 mois donc) ne peuvent pas être repris.

Toutefois, soyez vigilants au nom figurant sur les factures avant la création de l’entreprise ! Dans l’idéal il doit s’agir du nom de la future société (si vous le connaissez déjà), ou à défaut du nom du dirigeant ou d’un associé. La TVA sur l’achat sera perdue si la facture n’est pas au nom de la société mais cela vous permettra de reprendre le matériel dans la comptabilité !

Quels sont les exemples de frais déductibles ?

Les frais de déplacement domicile – lieu de travail

Si vous êtes une entreprise individuelle (BIC/BNC), soumise à l’impôt sur le revenu, les frais de trajet entre votre domicile et le lieu de travail sont déductibles. Mais seulement lorsque la distance n’excède pas 40 km. Au-delà, vous devrez justifier l’éloignement par des circonstances particulières.

Si vous êtes un dirigeant de société (SARL, SASU, EURL), vous vous versez une rémunération. Et celle-ci est soumise à un abattement fiscal de 10%. Cet abattement comprend des frais que vous ne pourrez pas déduire totalement. Comme par exemple les frais liés au trajet domicile-lieu de travail.

Vous ne pourrez donc pas comptabiliser ces trajets domicile-travail dans des trajets professionnels et toutes les dépenses liées à ces trajets ne seront pas déductibles.

Également, si vous utilisez les transports en commun, la déduction ne sera pas possible car ils sont intégrés dans les 10% d’abattement de frais.

NB : pour un freelance le siège de sa société est bien souvent son domicile qui de fait est considéré comme son lieu de travail

Les frais de déplacement hors domicile – lieu de travail

Ces frais sont déductibles lorsqu’ils sont nécessités par l’exercice de la profession. Et cela quel que soit le moyen de transport utilisé (voiture, train, avion, taxi…)

La TVA n’est pas déductible sur les frais de transport, que cela soit des billets de trains, transports collectifs, taxis…

Quelques nuances sont cependant à noter : la TVA est déductible sur les frais de péages et de parking.

NB : pour les freelances travaillant chez le client, le trajet est bien déductible

Shopping et tenues professionnelles

Entrepreneurs, partez du principe que ne sont déductibles QUE les vêtements qui peuvent être mis exclusivement dans le cadre du travail.

Sont donc exclus les vêtements qui peuvent être portés dans la vie courante (costume, robe de soirée).

Ne sont concernés que les vêtements ou accessoires dits « spéciaux » ou liés à une démarche commerciale de l’entreprise. Les blouses blanches des médecins, les robes pour l’avocat, les casques et bottes de chantier, les vêtements brandés par exemple.

Les déjeuners

Plusieurs cas en ce qui concerne les déjeuners :

Le repas avec invité : cette charge est totalement déductible.

Il vous suffit simplement de renseigner le nom du ou des invités, la date et le motif de l’invitation.

Le repas d’affaires : tout comme les repas avec invité, les repas pris lors de voyages professionnels (congrès ou séminaires par exemple) sont des dépenses professionnelles et donc déductibles.

Encore une fois, pensez à garder un justificatif indiquant la date, le lieu, le motif et les personnes invitées s’il y a lieu.

Le repas seul : si le repas a lieu dans le cadre d’un déplacement professionnel, cela revient à un repas d’affaires.

Si l’on se concentre sur les textes de loi, si vous prenez votre repas seul, il faut normalement que ce repas soit à plus de 15 min de chez vous. Sinon l’on considère que vous avez le temps de rentrer chez vous pour prendre ce repas. Dans la pratique, ces frais peuvent être déduits.

Les cadeaux offerts par l’entreprise aux clients

L’administration fiscale admet la déductibilité des cadeaux d’affaires à des clients nommément désignés. Mais la valeur ne doit pas être exagérée au regard de l’activité et du chiffre d’affaires (bien « somptuaires »).

Il faut néanmoins que ces cadeaux soient offerts dans l’intérêt direct de l’entreprise (retour attendu) et que les justificatifs, répartition et motifs soient conservés.

A noter également : la TVA est récupérable sur les cadeaux de faible valeur, ne dépassant pas 65€ TTC par bénéficiaire et par an !

L’aménagement de l’espace de travail

Pour les indépendants qui sont domiciliés chez eux, les dépenses d’aménagement, d’achat de mobilier ou de matériel informatique pour l’organisation de votre espace de travail sont déductibles.

Les travaux entrepris pour aménager une pièce peuvent également l’être pour autant que :

  • l’adresse des travaux concorde avec celle du siège social
  • les frais restent mesurés ou en tout cas en adéquation avec l’intérêt de la société.

La TVA sur l’ensemble de ces dépenses est récupérable.

On applique sur les frais des travaux une quôte-part sur la surface utilisée en bureau.

Ex : un bureau de 10 m² dans un appartement de 60 m ², vous pourrez déduire un sixième des dépenses liées aux travaux.

Entrepreneurs, si vous travaillez de chez vous, d’autres dépenses afférentes au domicile peuvent également être déduites :

  • Loyer (si locataire) ou prix en location nue du m² x par la surface utilisée pour les propriétaires. La société verse alors un loyer au dirigeant tous les mois.
  • Charges locatives
  • Assurance
  • Chauffage, eau, gaz, électricité
  • Taxe foncière

Pour les éléments ci-dessus, le ratio utilisé est : M² du bureau / M² total.

Le téléphone fixe et l’internet peuvent aussi être déduits en fonction de l’utilisation professionnelle. Comptez généralement 5/7ème en considérant que vous travaillez du lundi au vendredi.

En revanche, la taxe habitation, elle, ne peut pas être déduite.

 

 

Entrepreneurs, en ce qui concerne la comptabilité, faites attention aux « on-dit » et aux informations que vous pourriez trouver sur des échanges de forums ou entendre dans des histoires hors contexte. Privilégiez toujours les conseils de votre expert-comptable !

Merci à Novaa Expertise pour leurs conseils et leur participation ! Bénéficiez de leurs conseils pour choisir la forme juridique de votre entreprise et rédiger vos statuts en appelant le 01 53 83 78 30 et en mentionnant le code HISCOXCREA. Offre sans aucun engagement sur la gestion comptable de votre entreprise.

 

La protection juridique et le conseil Hiscox  

Entrepreneurs, nous l’avons vu à travers un cas client durant cet atelier : toutes prestations effectuées même celles d’un montant peu élevé peut générer une réclamation conséquente d’un de vos clients en cas de litige. Mais, votre assureur peut vous aider et sera notamment en charge de négocier pour vous l’indemnisation de votre victime.

La protection juridique d’une entreprise est primordiale, aussi, choisissez un assureur qui comprend votre métier pour souscrire votre RC PRO. Il est en effet important de choisir un assureur spécialisé dans votre secteur d’activité. Vous bénéficierez ainsi d’un meilleur accompagnement en cas de litige.

Nous sommes spécialisés dans de nombreux secteurs d’activité. Nos contrats ont été spécialement conçus pour vous apporter une protection réellement adaptée à votre profession. Découvrez notre offre RC PRO : https://www.hiscox.fr/assurance-professionnelle/responsabilite-civile/

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