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Que doit contenir un dossier de réponse à un appel d’offres ?

Les entrepreneurs hésitent encore à répondre aux appels d’offres. En France, la commande publique s’élève à près de 200 milliards d’euros par an. De plus, la réforme des marchés publics en application depuis 2016 vise à faciliter l’accès des petites et moyennes entreprises aux marchés publics. C’est un levier utile aux PME et TPE pour le développement de leur entreprise. Mais répondre à un appel d’offres peut parfois s’apparenter au parcours du combattant pour les entrepreneurs. Alors pourquoi se priver d’un marché avec autant de potentiel ? Découvrez nos conseils.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Un appel d’offres émane d’un commanditaire (entreprise privée ou publique), il met en concurrence plusieurs entreprises pour la réalisation d’une prestation, dans le but d’obtenir la meilleure offre possible.
L’entreprise à l’origine de l’appel d’offre juge les candidats sur plusieurs critères (délais de réalisation prévus, stratégie, budget prévisionnel, etc), et sélectionne celle qui répond le mieux à sa demande.

La différence entre appel d’offres public et privé.

L’appel d’offres est une obligation légale pour les marchés publics. Ils sont régis par des règles et procédures définies par l’Union Européenne et les gouvernements. Ainsi, tant la formulation de l’appel que la réponse est strictement encadrée. Il existe un nombre limité de sites sur lesquels vous pourrez trouver des appels d’offre. Pas besoin de vous abonner à des solutions payantes, la consultation est gratuite et BOAMP (bulletin officiel des annonces des marchés publics) vous propose même de recevoir des alertes dans votre boite mail.

Ci-dessous les supports les plus utilisés :

  • BOAMP et JOUE (journal officiel de l’Union européenne)
  • les journaux d’annonces légales (JAL),
  • le profil d’acheteur (depuis le 1er janvier 2010 et pour les marchés de plus de 90 000 € (HT), le pouvoir adjudicateur doit aussi y publier les avis d’appel public à la concurrence, ainsi que les documents de la consultation),
  • les supports de publicité complémentaires, tels qu’une publication sur des sites Internet, dans la presse quotidienne régionale, dans la presse spécialisée ou la publication par affichage.

En entreprise, un appel d’offres est un terme générique qui signifie mettre en concurrence. Ils sont donc beaucoup plus flexibles. Alors que dans le cas d’un appel d’offres public, l’acheteur fait ce que l’on appelle une « publicité », c’est à dire dépose son appel d’offres sur une plateforme de dématérialisation, l’acheteur privé envoie le cahier des charges aux entreprises qu’il a préalablement sélectionnées.

Pour les appels d’offres du secteur privé, il arrive que les candidats aient la possibilité de défendre leur proposition à l’oral, alors que cela ne se fait pas dans le cadre d’appels d’offres publics.

 

Qui peut-y répondre ?

Dans le cas d’un marché public, toute entreprise quelle que soit sa taille ou sa forme juridique, peut participer à un appel d’offres. En effet, deux principes régissent ce marché : la liberté d’accès à la commande publique et l’égalité de traitement des candidats. Cependant certains marchés peuvent être réservés à des organismes qui emploient des travailleurs handicapés ou défavorisés. Dans ce cas, la condition sera clairement mentionnée dans l’avis de marché ou les documents de la consultation.

Les appels d’offres sont également ouverts à l’ensemble des entreprises de l’UE. Vous pouvez donc, si vous le souhaitez et si vous en avez les capacités, candidater à des appels d’offres émis par d’autres pays de l’union européenne. Ils devront être rédigés dans la langue du pays à l’origine de l’appel d’offres.

Dans le cas d’un marché privé, il faut avoir été préalablement repéré par l’acheteur.

 

Posez-vous les bonnes questions avant de répondre.

En tant qu’entrepreneur ou dirigeant d’une petite structure vous devez vous poser les bonnes questions avant de mobiliser un temps précieux pour répondre à un appel d’offres. Dès lors, il vous faut être très sélectif dans le ciblage des offres auxquelles vous répondez. Dans le cas de marchés publics les appels d’offres sont souvent séparés en lots. Un organisme ne choisira jamais un même prestataire pour l’ensemble d’un marché séparé en lots. Choisissez donc les lots pour lesquels vous avez le plus de chances de remporter le marché.

 

Trois questions fondamentales vous permettront de savoir si vous devez ou non répondre à un appel d’offres :

  • Avez-vous le temps d’y répondre ?
  • Avez-vous les éléments indispensables pour y répondre ? (compétences, savoir-faire, connaissance du marché)
  • Avez-vous des chances de le remporter ?

 

Pour répondre à un appel d’offre, le dossier est souvent structuré en deux parties :

  1. La candidature de l’entreprise

Elle permet de présenter l’entreprise et de répondre aux questions suivantes :

  • Quelles sont ses activités ?
  • Quels sont ses points forts, ses domaines d’expertises ?
  • Qui compose l’équipe ?
  • Quelles prestations est-elle habilitée à réaliser ?
  • En quoi possède-t-elle les compétences nécessaires pour répondre efficacement à cet appel d’offre ?
  • Quelles sont ses références ?

Dans le cadre des appels d’offres publics, la candidature doit également contenir certains documents obligatoires, tels que la déclaration du candidat ou la lettre de candidature, les déclarations sur l’honneur, les attestations sociales fiscales, légales etc.

Le plus souvent, une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) vous sera demandée. Dans le cas contraire, elle est fortement recommandée comme dans tous les cas d’engagement contractuel entre deux parties. En effet, la RC Pro, garantira les prestations de services réalisées par l’entreprise et couvrira les erreurs ou négligences commises pendant leur exécution. Pour en savoir plus sur nos assurances en ligne pour les entrepreneurs et PME rendez-vous sur : hiscox.fr

  1. La réponse à l’appel d’offre

Cette partie a pour but de présenter l’offre de l’entreprise. Elle doit préciser :

  • ce que l’entreprise a compris de la demande initiale
  • la stratégie prévue pour répondre aux attentes du commanditaire
  • le budget prévisionnel
  • les délais estimés

Dans le cas d’un appel d’offre privé, votre proposition peut être soumise à négociation une fois envoyée. A l’inverse, dans le cas d’un marché public veillez à ne pas surévaluer votre offre. Le prix proposé lors de la candidature est celui qui sera retenu.

Avant d’envoyer votre réponse à un appel d’offre, vérifiez que :

  • votre dossier répond efficacement et précisément à la demande initiale
  • vous avez fourni tous les documents requis, et ceux-ci sont signés
  • vous avez mis en avant vos compétences de manière à vous distinguer des autres candidats

Pour en savoir plus sur les marchés publics, découvrez le programme de formation dédié aux petites entreprises de gouvernement : http://www.marche-public.fr/formation-repondre-marches-publics-appels-offres-entreprises.htm

 

La réponse à un appel d’offre est donc un processus très particulier mais qui pourrait vous rapporter beaucoup. En effet, si vous le remportez, vous serez certain d’être payé dans des délais raisonnables. De plus, vous gagnerez un client fidèle qui constituera une belle référence pour votre entreprise.

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